Gerente de Procura

Descripción del Rol

Gestión completa de compras, proveedores y contratistas. Responsable de aprobación de solicitudes de compra y gestión de relaciones con proveedores.

Módulos y Accesos

✅ Procura (Acceso Completo)

• Ver órdenes de compra
• ✅ Crear solicitudes de compra
• ✅ Editar solicitudes
• ✅ Eliminar solicitudes en borrador
• ✅ Aprobar solicitudes de compra
• ✅ Rechazar solicitudes
• ✅ Generar órdenes de compra
• Ver proveedores
• ✅ Crear proveedores
• ✅ Editar proveedores
• ✅ Eliminar proveedores
• ✅ Registrar recepción de materiales
• Gestionar categorías de productos
• Gestionar términos de pago

✅ Contratistas (Acceso Completo)

• Ver contratistas
• ✅ Crear contratistas
• ✅ Editar contratistas
• ✅ Eliminar contratistas
• Ver contratos de contratistas
• ✅ Crear contratos
• ✅ Editar contratos
• Ver pagos a contratistas
• ✅ Registrar pagos

👁️ Inventario (Solo Lectura)

• Ver items de inventario
• Ver stock por almacén
• Ver movimientos
• Ver niveles de reorden
• ❌ No puede crear items o ajustar stock

👁️ Proyectos (Solo Lectura)

• Ver proyectos
• Ver presupuestos de proyectos
• ❌ No puede editar proyectos

👁️ Finanzas (Solo Lectura)

• Ver cuentas bancarias
• Ver transacciones relacionadas con compras
• ❌ No puede crear transacciones

⚠️ Documentos (Lectura + Crear)

• Ver documentos
• ✅ Crear documentos de procura (contratos, cotizaciones)
• ❌ No puede eliminar documentos

✅ Reportes de Procura

• Dashboard de procura
• Reporte de órdenes de compra
• Reporte de proveedores
• Reporte de gastos por proveedor
• Análisis de compras

❌ Sin Acceso a Otros Módulos

• No tiene acceso a: Empleados, Nómina, Préstamos, Caja Chica, Flota, HSE, Organización, Activos, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos O&G, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración

Responsabilidades Principales

1. Gestión de Proveedores

   • Evaluar y seleccionar proveedores
   • Negociar términos y precios
   • Mantener base de datos de proveedores
   • Evaluar desempeño de proveedores

2. Aprobación de Compras

   • Revisar solicitudes de compra
   • Aprobar o rechazar solicitudes
   • Verificar presupuestos
   • Autorizar órdenes de compra

3. Gestión de Contratistas

   • Contratar servicios de contratistas
   • Gestionar contratos
   • Supervisar desempeño
   • Procesar pagos

4. Optimización de Compras

   • Consolidar compras para mejores precios
   • Negociar descuentos por volumen
   • Buscar proveedores alternativos
   • Reducir costos de adquisición

5. Control de Calidad de Proveedores

   • Verificar cumplimiento de especificaciones
   • Resolver problemas con proveedores
   • Gestionar devoluciones
   • Mantener estándares de calidad

Casos de Uso Típicos

Crear un Nuevo Proveedor

1. Ir a Procura → Proveedores
2. Clic en Nuevo Proveedor
3. Ingresar información básica:
   • Nombre o razón social
   • RIF/NIT
   • Tipo de proveedor
   • Categoría de productos/servicios
4. Ingresar información de contacto:
   • Dirección
   • Teléfono
   • Email
   • Persona de contacto
5. Ingresar información comercial:
   • Términos de pago
   • Descuentos
   • Tiempo de entrega típico
6. Adjuntar documentos:
   • RIF
   • Registro mercantil
   • Referencias bancarias
7. Guardar

Aprobar Solicitud de Compra

1. Ir a Procura → Órdenes de Compra
2. Filtrar por estado Pendiente de Aprobación
3. Abrir solicitud
4. Revisar:
   • Items solicitados
   • Cantidades
   • Especificaciones
   • Justificación
   • Proyecto o departamento solicitante
   • Presupuesto disponible
5. Verificar:
   • Necesidad real
   • Disponibilidad en inventario
   • Proveedor sugerido
   • Precio razonable
6. Si todo está correcto:
   • Clic en Aprobar
   • Agregar comentarios si es necesario
7. Si hay problemas:
   • Clic en Rechazar
   • Especificar motivo del rechazo

Generar Orden de Compra

1. Ir a Procura → Órdenes de Compra
2. Abrir solicitud aprobada
3. Clic en Generar Orden de Compra
4. Verificar información:
   • Proveedor seleccionado
   • Items y cantidades
   • Precios unitarios
   • Total
5. Ingresar información adicional:
   • Términos de pago
   • Fecha de entrega requerida
   • Lugar de entrega
   • Condiciones especiales
6. Guardar orden de compra
7. Clic en Enviar a Proveedor
8. Imprimir o enviar por email

Negociar con Proveedor

1. Identificar necesidad de compra grande
2. Ir a Procura → Proveedores
3. Buscar proveedores de la categoría
4. Contactar a 3-5 proveedores
5. Solicitar cotizaciones
6. Comparar:
   • Precios
   • Términos de pago
   • Tiempo de entrega
   • Garantías
7. Negociar con el mejor proveedor:
   • Descuentos por volumen
   • Mejores términos de pago
   • Entregas programadas
8. Actualizar información del proveedor
9. Generar orden de compra

Registrar Recepción de Materiales

1. Ir a Procura → Órdenes de Compra
2. Buscar orden de compra del proveedor
3. Abrir orden de compra
4. Clic en Registrar Recepción
5. Verificar materiales recibidos:
   • Comparar con orden de compra
   • Verificar cantidades
   • Inspeccionar calidad
   • Revisar documentación (factura, remisión)
6. Ingresar cantidades recibidas
7. Si hay diferencias:
   • Agregar comentarios
   • Especificar motivo (faltante, dañado, etc.)
8. Guardar
9. El sistema actualiza automáticamente inventario

Crear Contrato con Contratista

1. Ir a Contratistas
2. Seleccionar contratista
3. Ir al tab Contratos
4. Clic en Nuevo Contrato
5. Ingresar información:
   • Tipo de contrato (Servicios, Obra, Consultoría)
   • Descripción del alcance
   • Monto del contrato
   • Fecha de inicio
   • Fecha de finalización
   • Términos de pago
6. Adjuntar:
   • Contrato firmado
   • Anexos
   • Pólizas de seguro
7. Guardar

Evaluar Desempeño de Proveedor

1. Ir a Procura → Proveedores
2. Seleccionar proveedor
3. Ir al tab Historial
4. Revisar:
   • Órdenes de compra completadas
   • Cumplimiento de entregas
   • Calidad de productos
   • Problemas reportados
5. Calcular indicadores:
   • % de entregas a tiempo
   • % de productos conformes
   • Tiempo promedio de entrega
6. Actualizar calificación del proveedor
7. Si el desempeño es malo:
   • Contactar proveedor
   • Solicitar plan de mejora
   • Considerar cambio de proveedor

Notas Importantes

✅ Verificación de presupuesto: Siempre verifica que haya presupuesto disponible antes de aprobar compras.

✅ Múltiples cotizaciones: Para compras grandes, solicita al menos 3 cotizaciones.

⚠️ Conflicto de intereses: No apruebes compras a proveedores con los que tengas relación personal o financiera.

📊 Reportes mensuales: Genera reportes de compras mensuales para análisis de gastos.

🔍 Auditoría de proveedores: Realiza auditorías periódicas de proveedores críticos.

Preguntas Frecuentes

¿Puedo aprobar compras de cualquier monto?

Depende de las políticas de la empresa. Compras muy grandes pueden requerir aprobación del Gerente General.

¿Qué hago si un proveedor no cumple con la entrega?

Contacta al proveedor, documenta el incumplimiento, solicita fecha de entrega revisada y considera penalidades según contrato.

¿Puedo crear proveedores sin documentación completa?

No, todos los proveedores deben tener documentación legal completa (RIF, registro mercantil, referencias).

¿Cómo manejo una devolución a proveedor?

Contacta al proveedor, acuerda la devolución, genera nota de crédito, coordina logística de devolución y da seguimiento al reembolso.

¿Puedo cambiar el precio en una orden de compra ya aprobada?

No, si el precio cambió, debes crear una nueva solicitud con el precio actualizado y aprobarla nuevamente.

¿Qué información debe tener una orden de compra?

• Proveedor completo
• Items con especificaciones detalladas
• Cantidades
• Precios unitarios y total
• Términos de pago
• Fecha y lugar de entrega
• Condiciones especiales

¿Cómo selecciono el mejor proveedor?

Considera:

• Precio competitivo
• Calidad de productos
• Confiabilidad de entregas
• Términos de pago favorables
• Servicio postventa
• Experiencia y referencias