📄 Gestión Documental

Cómo Acceder al Módulo

1. En el menú lateral izquierdo, busque la opción "Documentos"
2. Haga clic en el ícono de flecha (▼) para expandir las opciones
3. Verá las siguientes secciones:
   • Dashboard: Panel con indicadores
   • Documentos: Lista de documentos
   • Categorías: Gestión de categorías

---

Dashboard de Documentos

Acceder al Dashboard

1. En el menú, seleccione "Documentos" → "Dashboard"
2. Verá el panel principal con indicadores

Indicadores Principales

Indicador	Descripción
Total Documentos	Cantidad de documentos registrados
Aprobados	Documentos vigentes
Pendientes	Esperando aprobación
Vencidos	Documentos expirados

Alertas

El dashboard muestra:

• Documentos próximos a vencer
• Documentos pendientes de aprobación
• Documentos recientes

---

Lista de Documentos

Ver Todos los Documentos

1. En el menú, seleccione "Documentos" → "Documentos"
2. Verá la tabla/tarjetas de documentos

Filtros Disponibles

Filtro	Opciones
Búsqueda	Por código, título o descripción
Estado	Borrador, Pendiente, Aprobado, etc.
Tipo	Política, Procedimiento, Manual, etc.
Categoría	Categorías registradas

Columnas de la Tabla

Columna	Descripción
Código	Identificador único
Título	Nombre del documento
Tipo	Tipo de documento
Categoría	Clasificación
Estado	Estado actual
Vencimiento	Fecha de expiración
Acciones	Ver, Editar, Más opciones

---

Crear un Nuevo Documento

1. Haga clic en el botón "+ Nuevo Documento"
2. Se abrirá una página con el formulario

Campos del Formulario

Campo	Obligatorio	Descripción
Código	✅ Sí	Código único (ej: "POL-001")
Título	✅ Sí	Nombre del documento
Tipo	✅ Sí	Política, Procedimiento, etc.
Categoría	❌ No	Clasificación
Descripción	❌ No	Resumen del contenido
Versión	❌ No	Número de versión
Fecha de Emisión	❌ No	Cuándo se creó
Fecha de Vencimiento	❌ No	Cuándo expira
Archivo	❌ No	Archivo adjunto (PDF, Word, etc.)
Estado	✅ Sí	Estado inicial

3. Adjunte el archivo si es necesario
4. Haga clic en "Guardar"

---

Ver Detalle de un Documento

1. En la lista, haga clic en el ícono de ojo (👁) o doble clic en la fila
2. Verá:
   • Información completa del documento
   • Archivo adjunto (con opción de descargar)
   • Historial de versiones
   • Historial de cambios

---

Editar un Documento

1. En la lista o detalle, haga clic en el ícono de lápiz (✏️)
2. Modifique los campos necesarios
3. Si sube un nuevo archivo, se crea una nueva versión
4. Haga clic en "Guardar"

---

Flujo de Aprobación

1. BORRADOR → Documento en elaboración
   ↓
2. PENDIENTE → Enviado para aprobación
   ↓
3. APROBADO → Documento vigente
   (o RECHAZADO → Requiere correcciones)

Aprobar un Documento

1. En el detalle del documento en estado "Pendiente"
2. Revise el contenido
3. Haga clic en "Aprobar" o "Rechazar"
4. Agregue comentarios si es necesario

---

Archivar un Documento

1. En el detalle del documento
2. Haga clic en el menú de opciones (⋮)
3. Seleccione "Archivar"
4. El documento pasa a estado "Archivado"

Los documentos archivados no se eliminan, solo se marcan como no vigentes.

---

Categorías

Ver Lista de Categorías

1. En el menú, seleccione "Documentos" → "Categorías"
2. Verá la lista de categorías

Crear una Categoría

1. Haga clic en "+ Nueva Categoría"
2. Complete el formulario:

Campo	Obligatorio	Descripción
Código	✅ Sí	Código único
Nombre	✅ Sí	Nombre de la categoría
Descripción	❌ No	Descripción
Categoría Padre	❌ No	Para subcategorías
Color	❌ No	Color de identificación
Estado	✅ Sí	Activa o Inactiva

3. Haga clic en "Guardar"

---

Descargar Documentos

1. En el detalle del documento
2. Haga clic en el botón "Descargar"
3. El archivo se descarga a su computadora

---

Consejos Útiles

Para Organización

• ✅ Use códigos consistentes (POL-001, PROC-001, etc.)
• ✅ Cree categorías lógicas
• ✅ Agregue descripciones claras
• ✅ Defina fechas de vencimiento cuando aplique

Para Control de Versiones

• ✅ Incremente la versión en cada cambio
• ✅ Documente los cambios realizados
• ✅ Mantenga el historial de versiones

Para Aprobaciones

• ✅ Revise bien antes de aprobar
• ✅ Agregue comentarios al rechazar
• ✅ Notifique a los interesados

---

Preguntas Frecuentes

¿Qué tipos de archivo puedo subir?

PDF, Word, Excel, PowerPoint, imágenes y otros formatos comunes. El tamaño máximo depende de la configuración del sistema.

¿Puedo tener varias versiones del mismo documento?

Sí. Cada vez que sube un nuevo archivo, se crea una nueva versión. El historial se mantiene.

¿Qué pasa cuando un documento vence?

El estado cambia automáticamente a "Vencido" y aparece en las alertas del dashboard.

¿Puedo eliminar un documento?

Sí, pero se recomienda archivar en lugar de eliminar para mantener el historial.

¿Cómo busco un documento específico?

Use el campo de búsqueda para buscar por código, título o descripción. También puede filtrar por tipo, categoría o estado.

¿Quién puede aprobar documentos?

Depende de los permisos configurados. Generalmente supervisores o administradores.