Almacenista
Descripción del Rol
Operación diaria del almacén incluyendo recepción de materiales, movimientos de inventario y control de stock.
Módulos y Accesos
👁️ Inventario (Lectura + Movimientos)
- Ver items de inventario
- Ver stock por almacén
- ✅ Registrar movimientos de inventario:
- Entradas
- Salidas
- Transferencias entre almacenes
- Ver historial de movimientos
- ❌ No puede crear items nuevos
- ❌ No puede ajustar stock (requiere aprobación)
- ❌ No puede eliminar items
⚠️ Procura (Lectura + Recepción)
- Ver órdenes de compra
- ✅ Registrar recepción de materiales
- Ver proveedores
- ❌ No puede crear órdenes de compra
- ❌ No puede aprobar órdenes
👁️ Activos (Solo Lectura)
- Ver activos fijos
- Ver ubicación de activos
- ❌ No puede crear o editar activos
👁️ Dashboard
- Ver dashboard básico de inventario
❌ Sin Acceso a Otros Módulos
- No tiene acceso a: Empleados, Nómina, Finanzas, Caja Chica, Proyectos, Flota, HSE, Documentos, Organización, CRM, Calidad, Producción, AFE, Contratos, Compliance, JIB, PTW, Reservas, Logística, Usuarios, Auditoría, Configuración
Responsabilidades Principales
Recepción de Materiales
- Recibir materiales de proveedores
- Verificar cantidades y calidad
- Registrar entrada en el sistema
- Ubicar materiales en almacén
Despacho de Materiales
- Preparar materiales solicitados
- Verificar disponibilidad
- Registrar salida en el sistema
- Entregar a solicitante
Transferencias
- Transferir materiales entre almacenes
- Coordinar transporte
- Registrar transferencias
Control de Stock
- Verificar niveles de stock
- Reportar faltantes
- Mantener orden en almacén
- Realizar conteos físicos
Documentación
- Mantener registros actualizados
- Archivar comprobantes
- Reportar movimientos diarios
Casos de Uso Típicos
Recibir Materiales de Proveedor
- Ir a Procura → Órdenes de Compra
- Buscar orden de compra del proveedor
- Abrir orden de compra
- Clic en Registrar Recepción
- Verificar materiales recibidos:
- Comparar con orden de compra
- Verificar cantidades
- Inspeccionar calidad
- Ingresar cantidades recibidas
- Agregar comentarios si hay diferencias
- Guardar
- El sistema crea automáticamente entrada en inventario
Registrar Salida de Materiales
- Ir a Inventario → Movimientos
- Clic en Nuevo Movimiento
- Seleccionar tipo: Salida
- Seleccionar almacén origen
- Agregar items:
- Buscar item
- Ingresar cantidad
- Verificar disponibilidad
- Ingresar información:
- Solicitante
- Proyecto/Departamento destino
- Motivo
- Guardar
- Imprimir comprobante de salida
- Entregar materiales y comprobante
Transferir entre Almacenes
- Ir a Inventario → Movimientos
- Clic en Nuevo Movimiento
- Seleccionar tipo: Transferencia
- Seleccionar:
- Almacén origen
- Almacén destino
- Agregar items a transferir
- Ingresar motivo de transferencia
- Guardar
- Coordinar transporte
- Entregar materiales al almacén destino
Consultar Stock Disponible
- Ir a Inventario → Items
- Buscar item por:
- Código
- Nombre
- Categoría
- Ver detalles del item
- Ver tab Stock para ver:
- Stock por almacén
- Stock total
- Stock mínimo
- Stock máximo
- Ver tab Movimientos para historial
Reportar Faltante de Stock
- Ir a Inventario → Items
- Identificar items con stock bajo
- Filtrar por "Stock bajo mínimo"
- Generar lista de items a reponer
- Enviar lista al Supervisor de Almacén o Procura
Realizar Conteo Físico
- Ir a Inventario → Items
- Seleccionar items a contar
- Realizar conteo físico en almacén
- Comparar con sistema
- Si hay diferencias:
- Documentar diferencias
- Reportar al Supervisor de Almacén
- El supervisor creará ajuste de inventario
Notas Importantes
✅ Verificación: Siempre verifica cantidades y calidad al recibir materiales.
✅ Registro inmediato: Registra movimientos inmediatamente para mantener stock actualizado.
📋 Documentación: Mantén comprobantes de todas las entradas y salidas.
🔍 Orden: Mantén el almacén organizado para facilitar ubicación de materiales.
⚠️ Alertas de stock: Reporta items con stock bajo para evitar faltantes.
Preguntas Frecuentes
¿Qué hago si recibo menos cantidad de la ordenada?
Registra la cantidad real recibida y agrega un comentario explicando la diferencia. Reporta al Supervisor de Almacén.
¿Puedo entregar materiales sin orden de salida?
No, siempre debe haber una solicitud o autorización. Registra la salida en el sistema.
¿Cómo sé qué materiales están por debajo del mínimo?
En Inventario → Items, usa el filtro "Stock bajo mínimo" para ver items que necesitan reposición.
¿Qué hago si hay una diferencia en el conteo físico?
Documenta la diferencia y reporta al Supervisor de Almacén. Solo el supervisor puede crear ajustes de inventario.
¿Puedo crear un nuevo item en el inventario?
No, solo el Supervisor de Almacén o Gerente de Operaciones puede crear items nuevos.
¿Cómo registro una devolución de materiales?
Registra una entrada al almacén indicando que es una devolución en los comentarios.
¿Qué hago si un material llega dañado?
No lo recibas. Rechaza la recepción y reporta al Supervisor de Almacén y Procura para gestionar con el proveedor.