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Integraciones del Módulo de Contabilidad

🔑 Acceso​

Configuración de Enlaces: Presupuesto > Configuración > Enlaces Contables
Permisos: accounting:* o budget:* (para configuración)

Visualización de asientos integrados: Contabilidad > Asientos Contables (filtrar por módulo origen)

El módulo de Contabilidad se integra automáticamente con otros módulos del ERP para generar asientos contables sin intervención manual.

Configuración de Enlaces Contables​

Concepto​

Los enlaces contables definen qué cuentas usar para cada tipo de transacción en otros módulos.

Ubicación​

Presupuesto > Configuración > Enlaces Contables

Estructura de Configuración​

{
  "moduleType": "treasury",
  "transactionType": "payment_to_supplier",
  "accountMappings": {
    "debitAccount": "2.1.01.001",  // Proveedores
    "creditAccount": "1.1.01.002"   // Banco Principal
  }
}

Integración con Tesorería​

Tipos de Transacciones​

1. Pago a Proveedor​

Trigger: Cuando se registra un pago a proveedor en Tesorería

Asiento Generado:

Descripción: Pago a [Nombre Proveedor] - [Referencia]
Módulo Origen: treasury
Entidad Origen: Payment ID

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
2.1.01.001 Proveedores         $5,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                 $5,000.00

Configuración:

  • debitAccount: Cuenta de proveedores (pasivo)
  • creditAccount: Cuenta bancaria (activo)

2. Cobro a Cliente​

Trigger: Cuando se registra un cobro de cliente

Asiento Generado:

Descripción: Cobro de [Nombre Cliente] - [Referencia]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.01.002 Banco Principal     $8,000.00
1.1.02.001 Clientes                        $8,000.00

Configuración:

  • debitAccount: Cuenta bancaria (activo)
  • creditAccount: Cuenta de clientes (activo)

3. Transferencia Bancaria​

Trigger: Transferencia entre cuentas bancarias

Asiento Generado:

Descripción: Transferencia de [Banco Origen] a [Banco Destino]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.01.003 Banco Secundario   $10,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                $10,000.00

4. Pago de Gastos​

Trigger: Pago de gastos operacionales

Asiento Generado:

Descripción: Pago de [Categoría Gasto] - [Descripción]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.03 Servicios Públicos      $1,500.00
1.1.01.002 Banco Principal                 $1,500.00

Configuración por Categoría:

  • Cada categoría de gasto tiene su cuenta contable asignada

Conciliación Tesorería-Contabilidad​

Proceso Automático:

  1. Transacción en Tesorería → Genera asiento en Contabilidad
  2. Asiento incluye referencia a transacción de tesorería
  3. Conciliación bancaria valida ambos registros
  4. Workspace unificado muestra ambas perspectivas

Integración con Presupuesto​

Ejecución Presupuestaria​

Compromiso Presupuestario​

Trigger: Cuando se crea un compromiso presupuestario

Asiento de Compromiso (Memorándum):

Descripción: Compromiso presupuestario [Código]
Tipo: REGULAR
Estado: DRAFT (no afecta saldos)

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.X.XX Gasto Comprometido     $15,000.00
2.X.XX Compromiso por Pagar               $15,000.00

Ejecución de Gasto​

Trigger: Cuando se ejecuta el gasto comprometido

Asiento de Ejecución:

Descripción: Ejecución gasto [Partida Presupuestaria]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.01 Sueldos y Salarios     $15,000.00
2.1.02.001 Sueldos por Pagar              $15,000.00

Reversión de Compromiso:

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
2.X.XX Compromiso por Pagar   $15,000.00
5.X.XX Gasto Comprometido                 $15,000.00

Configuración de Enlaces por Partida​

Cada partida presupuestaria tiene:

  • Cuenta de Gasto: Donde se registra el gasto real
  • Cuenta de Compromiso: Para control presupuestario (opcional)
  • Centro de Costos: Proyecto o departamento

Integración con Nómina​

Principio de Devengado​

El sistema genera asientos contables siguiendo el principio de devengado (accrual basis):

  1. Asiento de Devengo: Al aprobar el período de nómina (reconocimiento del gasto)
  2. Asiento de Pago: Al registrar el pago efectivo

Asiento de Devengo (al aprobar período)​

Trigger: Cuando se aprueba un período de nómina

Asiento Generado:

Descripción: Devengo nómina [Período] - [Tipo]
Módulo Origen: payroll
Entidad Origen: PayrollPeriod ID

Cuenta                          Débito        Crédito
───────────────────────────────────────────────────────
5.2.01 Sueldos y Salarios      $50,000.00
5.2.02 Aportes Patronales       $5,000.00
2.1.03.001 Nómina por Pagar                 $45,000.00
2.1.03.002 Seguridad Social                  $5,000.00
2.1.03.003 Retenciones por Pagar             $5,000.00
───────────────────────────────────────────────────────
TOTALES                        $55,000.00   $55,000.00

Asiento de Pago (al pagar)​

Trigger: Cuando se registra el pago de nómina

Asiento Generado:

Descripción: Pago nómina [Período]
Módulo Origen: payroll

Cuenta                          Débito        Crédito
───────────────────────────────────────────────────────
2.1.03.001 Nómina por Pagar    $45,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                  $45,000.00
───────────────────────────────────────────────────────

Beneficios del Principio de Devengado:

  • Los gastos se reconocen cuando ocurren, no cuando se pagan
  • Cumple con los PCGA
  • Estados financieros más precisos
  • Mejor control de pasivos laborales

Prestaciones Sociales​

Trigger: Acumulación mensual automática

Asiento de Provisión:

Descripción: Provisión prestaciones sociales [Mes]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.2.04 Prestaciones Sociales   $8,000.00
2.2.01 Prestaciones por Pagar              $8,000.00

Pago de Prestaciones​

Trigger: Cuando se paga prestación a empleado

Asiento Generado:

Descripción: Pago prestaciones [Empleado]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
2.2.01 Prestaciones por Pagar  $8,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                 $8,000.00

Integración con Proyectos​

Valuaciones de Proyecto (Principio de Devengado)​

El sistema genera asientos para valuaciones siguiendo el principio de devengado:

  1. Asiento de Devengo: Al aprobar la valuación (reconocimiento del gasto)
  2. Asiento de Pago: Al registrar el pago efectivo al contratista

Asiento de Devengo (al aprobar valuación)​

Trigger: Cuando se aprueba una valuación de proyecto

Asiento Generado:

Descripción: Devengo valuación [Código] - Proyecto [Proyecto]
Módulo Origen: projects
Entidad Origen: Valuation ID
Proyecto: [Project ID]

Cuenta                           Débito       Crédito
────────────────────────────────────────────────────────
1.2.03.001 Construcción en Proceso  $20,000.00
2.1.01.002 CxP Contratistas                   $20,000.00

Asiento de Pago (al pagar valuación)​

Trigger: Cuando se paga la valuación

Asiento Generado:

Descripción: Pago valuación [Código]
Módulo Origen: projects

Cuenta                          Débito       Crédito
────────────────────────────────────────────────────────
2.1.01.002 CxP Contratistas    $20,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                 $20,000.00

Dimensiones Analíticas:

  • projectId: Para reportes por proyecto
  • departmentId: Para reportes por departamento

Gastos de Proyecto​

Trigger: Registro de gasto directo de proyecto

Asiento Generado:

Descripción: Gasto proyecto [Código] - [Concepto]
Proyecto: [Project ID]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.1.01 Materiales Proyecto    $15,000.00
2.1.01.001 Proveedores                    $15,000.00

Integración con Inventario​

Recepción de Mercancía​

Trigger: Al completar un movimiento de recepción de inventario

Asiento Generado:

Descripción: Recepción inventario [Código Movimiento]
Módulo Origen: inventory
Entidad Origen: Movement ID

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.04.001 Inventario         $10,000.00
2.1.01.001 CxP Proveedores                $10,000.00

Consumo en Proyecto (con Centro de Costo)​

Trigger: Al consumir material asignado a un proyecto

Asiento Generado:

Descripción: Consumo material - Proyecto [Código]
Módulo Origen: inventory
Centro de Costo: [Project ID]

Cuenta                           Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.1.03.001 Materiales Proyecto  $5,000.00
1.1.04.001 Inventario                       $5,000.00

Beneficios:

  • Contabilización automática al recibir mercancía
  • Trazabilidad de consumo por proyecto (centro de costo)
  • Actualización de saldos de inventario en tiempo real

Integración con Compras​

Recepción de Orden de Compra​

Trigger: Cuando se recepciona una orden de compra

Asiento Generado:

Descripción: Recepción OC-[Código] - [Proveedor]
Módulo Origen: procurement
Entidad Origen: PurchaseOrder ID

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.1.03.001 Inventario         $25,000.00
2.1.01.001 Proveedores                    $25,000.00

Nota: Solo genera asiento si la orden está configurada para afectar contabilidad inmediatamente.

Pago de Orden de Compra​

Trigger: Pago de factura de proveedor

Asiento Generado:

Descripción: Pago OC-[Código] - [Proveedor]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
2.1.01.001 Proveedores        $25,000.00
1.1.01.002 Banco Principal                $25,000.00

Integración con Activos​

Adquisición de Activo Fijo​

Trigger: Conversión de inventario a activo fijo

Asiento Generado:

Descripción: Adquisición activo [Código] - [Descripción]
Módulo Origen: assets

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.2.02 Equipos               $50,000.00
1.1.03.001 Inventario                     $50,000.00

Depreciación de Activos​

Trigger: Proceso mensual automático de depreciación

Asiento Generado:

Descripción: Depreciación mensual [Mes]
Tipo: ADJUSTMENT

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
5.5.01 Depreciación Edificios  $1,000.00
5.5.02 Depreciación Equipos    $2,500.00
5.5.03 Depreciación Vehículos    $800.00
1.2.04 Depreciación Acumulada              $4,300.00

Proceso:

  1. Se ejecuta automáticamente al cierre de mes
  2. Calcula depreciación de todos los activos activos
  3. Genera un asiento consolidado
  4. Actualiza valor en libros de activos

Venta o Baja de Activo​

Trigger: Cuando se da de baja un activo

Asiento Generado:

Descripción: Baja de activo [Código]

Cuenta                          Débito      Crédito
─────────────────────────────────────────────────────
1.2.04 Depreciación Acumulada $30,000.00
5.6.01 Pérdida en Venta        $5,000.00
1.2.02 Equipos                            $35,000.00

Configuración de Enlaces​

Pantalla de Configuración​

Campos por Tipo de Transacción:

  • Módulo: treasury, payroll, projects, etc.
  • Tipo de Transacción: payment, receipt, transfer, etc.
  • Cuenta Débito: Código de cuenta contable
  • Cuenta Crédito: Código de cuenta contable
  • Cuenta Alternativa: Para casos especiales (opcional)
  • Condiciones: Reglas para aplicar el enlace

Ejemplo de Configuración​

{
  "links": [
    {
      "module": "treasury",
      "transactionType": "payment_to_supplier",
      "debitAccount": "2.1.01.001",
      "creditAccount": "1.1.01.002",
      "active": true
    },
    {
      "module": "payroll",
      "transactionType": "payroll_payment",
      "debitAccount": "5.2.01",
      "creditAccount": "2.1.02.001",
      "active": true
    },
    {
      "module": "projects",
      "transactionType": "contractor_payment",
      "debitAccount": "5.1.02",
      "creditAccount": "1.1.01.002",
      "active": true,
      "requiresProject": true
    }
  ]
}

Validaciones de Integración​

Antes de Generar Asiento​

El sistema valida:

  • ✅ Enlaces contables configurados
  • ✅ Cuentas existen y están activas
  • ✅ Cuentas aceptan transacciones
  • ✅ Montos son válidos (> 0)
  • ✅ Período fiscal está abierto
  • ✅ Usuario tiene permisos

Si Falla la Validación​

Opciones:

  1. Crear asiento en borrador: Para revisión manual
  2. Registrar en cola: Para procesamiento posterior
  3. Notificar error: Al usuario y administrador
  4. Bloquear transacción: Hasta configurar enlace

Trazabilidad​

Información Almacenada​

Cada asiento automático incluye:

  • sourceModule: Módulo de origen
  • sourceEntityType: Tipo de entidad (Payment, PayrollPeriod, etc.)
  • sourceEntityId: ID de la entidad origen
  • Descripción: Incluye referencia a documento origen

Desde Asiento a Origen:

  • Ver detalles de la transacción origen
  • Acceder al documento fuente
  • Ver contexto completo

Desde Origen a Asiento:

  • Ver asiento contable generado
  • Verificar contabilización
  • Revisar impacto en cuentas

Reportes de Integración​

Reporte de Asientos Automáticos​

  • Lista de asientos por módulo origen
  • Verificación de enlaces aplicados
  • Errores o asientos pendientes

Reporte de Trazabilidad​

  • Transacción origen → Asiento contable
  • Validación de integridad
  • Auditoría de integraciones

Mejores Prácticas​

✅ Recomendaciones​

  • Configurar todos los enlaces antes de operar
  • Probar enlaces con transacciones de prueba
  • Revisar asientos automáticos periódicamente
  • Mantener nomenclatura consistente en descripciones
  • Documentar reglas de negocio para enlaces
  • Establecer proceso de aprobación para cambios en enlaces

⚠️ Advertencias​

  • No modificar enlaces con transacciones históricas
  • Verificar impacto antes de cambiar cuentas
  • No desactivar enlaces sin plan de migración
  • Revisar asientos en borrador generados automáticamente
  • Validar que dimensiones analíticas se capturen correctamente

Permisos Necesarios​

  • Ver configuración: accounting.view
  • Configurar enlaces: accounting.admin
  • Ver asientos automáticos: accounting.view
  • Editar asientos automáticos en borrador: accounting.edit

Documentos Relacionados​

Módulos Integrados​