🛒 Compras y Procura

Cómo Acceder al Módulo

1. En el menú lateral izquierdo, busque la opción "Procura"
2. Haga clic en el ícono de flecha (▼) para expandir las opciones
3. Verá las siguientes secciones:
   • Órdenes de Compra: Gestión de compras
   • Facturas: Facturas de proveedores
   • Pagos: Pagos realizados
   • Cotizaciones: Solicitudes de cotización

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Órdenes de Compra

Ver Lista de Órdenes

1. En el menú, seleccione "Procura" → "Órdenes de Compra"
2. Verá la tabla/tarjetas de órdenes

Filtros Disponibles

Filtro	Opciones
Búsqueda	Por código o título
Estado	Borrador, Pendiente, Aprobada, etc.
Tipo	Compra, Servicio, Obra

Columnas de la Tabla

Columna	Descripción
Código	Identificador único
Tipo	Compra, Servicio, Obra
Título	Descripción breve
Contratista	Proveedor
Fecha	Fecha de la orden
Total	Monto total
Progreso	Porcentaje de entrega
Estado	Estado actual
Acciones	Ver, Editar

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Crear una Orden de Compra

1. Haga clic en el botón "+ Nueva Orden"
2. Se abrirá una página con el formulario

Campos del Formulario

Campo	Obligatorio	Descripción
Código	✅ Sí	Código único (ej: "OC-2025-001")
Título	✅ Sí	Descripción breve
Tipo	✅ Sí	Compra, Servicio, Obra
Contratista	✅ Sí	Seleccione proveedor
Proyecto	❌ No	Proyecto asociado
Fecha	✅ Sí	Fecha de la orden
Fecha de Entrega	❌ No	Fecha esperada
Moneda	✅ Sí	USD, VES
Descripción	❌ No	Detalle de la orden

Agregar Ítems

1. En la sección de ítems, haga clic en "Agregar Ítem"

2. Complete:

   • Descripción del ítem
   • Cantidad
   • Unidad
   • Precio unitario

3. El sistema calcula el subtotal automáticamente

4. Haga clic en "Guardar"

5. La orden queda en estado "Borrador"

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Flujo de una Orden de Compra

1. BORRADOR → Crear y editar la orden
   ↓
2. PENDIENTE → Enviar para aprobación
   ↓
3. APROBADA → Aprobada por supervisor
   ↓
4. ENVIADA → Enviada al proveedor
   ↓
5. CONFIRMADA → Proveedor confirma
   ↓
6. EN PROGRESO → Entregas en curso
   ↓
7. COMPLETADA → Todo entregado

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Ver Detalle de una Orden

1. En la lista, haga clic en el ícono de ojo (👁)
2. Verá:
   • Información general
   • Lista de ítems
   • Historial de entregas
   • Facturas asociadas
   • Documentos adjuntos

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Facturas de Proveedores

Ver Lista de Facturas

1. En el menú, seleccione "Procura" → "Facturas"
2. Verá la lista de facturas recibidas

Filtros Disponibles

Filtro	Opciones
Estado	Pendiente, Aprobada, Pagada, etc.
Contratista	Filtrar por proveedor

Columnas de la Tabla

Columna	Descripción
Código	Código interno
Nº Factura	Número del proveedor
Contratista	Proveedor
Fecha	Fecha de factura
Vencimiento	Fecha de pago
Total	Monto total
Pagado	Monto ya pagado
Estado	Estado actual
Acciones	Ver, Aprobar

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Registrar una Factura

1. Haga clic en el botón "+ Nueva Factura"
2. Complete el formulario:

Campo	Obligatorio	Descripción
Contratista	✅ Sí	Proveedor que emite
Nº Factura	✅ Sí	Número de la factura
Fecha	✅ Sí	Fecha de emisión
Vencimiento	✅ Sí	Fecha límite de pago
Orden de Compra	❌ No	Orden asociada
Subtotal	✅ Sí	Monto sin impuestos
Impuestos	❌ No	Monto de impuestos
Total	Auto	Se calcula automáticamente
Moneda	✅ Sí	USD, VES

3. Haga clic en "Guardar"
4. La factura queda en estado "Pendiente"

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Aprobar una Factura

1. En la lista de facturas, busque una en estado "Pendiente"
2. Haga clic en el ícono de check verde (✅)
3. Confirme la aprobación
4. El estado cambia a "Aprobada"
5. La factura está lista para pago

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Pagos a Proveedores

Ver Lista de Pagos

1. En el menú, seleccione "Procura" → "Pagos"
2. Verá el historial de pagos realizados

Columnas de la Tabla

Columna	Descripción
Código	Identificador del pago
Contratista	Proveedor
Factura	Factura pagada
Fecha	Fecha del pago
Monto	Cantidad pagada
Método	Transferencia, Cheque, etc.
Estado	Completado, Pendiente

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Registrar un Pago

1. Haga clic en el botón "+ Nuevo Pago"
2. Complete el formulario:

Campo	Obligatorio	Descripción
Factura	✅ Sí	Factura a pagar
Fecha	✅ Sí	Fecha del pago
Monto	✅ Sí	Cantidad a pagar
Método de Pago	✅ Sí	Transferencia, Cheque, Efectivo
Referencia	❌ No	Número de transferencia
Cuenta Bancaria	❌ No	Cuenta de origen
Notas	❌ No	Observaciones

3. Haga clic en "Guardar"
4. El monto se descuenta del saldo de la factura

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Cotizaciones

Ver Lista de Cotizaciones

1. En el menú, seleccione "Procura" → "Cotizaciones"
2. Verá las cotizaciones solicitadas y recibidas

Crear una Solicitud de Cotización

1. Haga clic en "+ Nueva Cotización"
2. Complete:
   • Descripción de lo que necesita
   • Proveedores a consultar
   • Fecha límite de respuesta
3. Envíe la solicitud

Comparar Cotizaciones

1. Cuando reciba respuestas, regístrelas en el sistema
2. Compare precios, plazos y condiciones
3. Seleccione la mejor opción
4. Convierta a orden de compra

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Consejos Útiles

Para Órdenes de Compra

• ✅ Siempre asocie a un proyecto si aplica
• ✅ Detalle bien los ítems para evitar confusiones
• ✅ Verifique los precios antes de aprobar
• ✅ Actualice el progreso al recibir entregas

Para Facturas

• ✅ Registre las facturas inmediatamente al recibirlas
• ✅ Verifique que coincidan con las órdenes de compra
• ✅ Controle las fechas de vencimiento
• ✅ Adjunte copia digital de la factura

Para Pagos

• ✅ Registre la referencia de transferencia
• ✅ Puede hacer pagos parciales
• ✅ Verifique el saldo pendiente antes de pagar

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Preguntas Frecuentes

¿Puedo editar una orden aprobada?

No. Una vez aprobada, la orden no puede editarse. Si necesita cambios, debe cancelarla y crear una nueva.

¿Cómo registro una entrega parcial?

En el detalle de la orden, registre la cantidad recibida. El sistema actualiza el progreso automáticamente.

¿Puedo pagar una factura en partes?

Sí. Puede registrar múltiples pagos parciales hasta completar el total.

¿Qué pasa si rechazo una factura?

La factura queda en estado "Rechazada" y no puede pagarse. Debe comunicarse con el proveedor para resolver.

¿Cómo asocio una factura a una orden?

Al crear la factura, seleccione la orden de compra correspondiente en el campo "Orden de Compra".

¿Puedo ver el historial de un proveedor?

Sí. En el detalle del contratista puede ver todas sus órdenes, facturas y pagos.