⚖️ Cumplimiento Regulatorio (Compliance)
Cómo Acceder al Módulo
- En el menú lateral izquierdo, busque la opción "Compliance"
- Haga clic en el ícono de flecha (▼) para expandir las opciones
- Verá las siguientes secciones:
- Dashboard: Panel con indicadores
- Políticas: Gestión de políticas
- Permisos: Permisos y licencias
- Certificaciones: Certificaciones
- Auditorías: Gestión de auditorías
- Reportes: Reportes regulatorios
Dashboard de Compliance
Acceder al Dashboard
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Dashboard"
- Verá el panel principal con indicadores
Indicadores Principales
| Indicador | Descripción |
|---|---|
| Políticas Activas | Políticas vigentes |
| Permisos por Vencer | Próximos a expirar |
| Auditorías Pendientes | Programadas sin completar |
| Reportes Pendientes | Por entregar |
Políticas
Ver Lista de Políticas
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Políticas"
- Verá la tabla/tarjetas de políticas
Filtros Disponibles
| Filtro | Opciones |
|---|---|
| Búsqueda | Por código o título |
| Estado | Borrador, En Revisión, Activa, etc. |
| Categoría | HSE, Operations, HR, etc. |
Crear una Política
- Haga clic en "+ Nueva Política"
- Complete el formulario:
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| Código | ✅ Sí | Código único |
| Título | ✅ Sí | Nombre de la política |
| Categoría | ✅ Sí | HSE, Operations, etc. |
| Versión | ✅ Sí | Número de versión |
| Fecha Efectiva | ✅ Sí | Cuándo entra en vigor |
| Contenido | ✅ Sí | Texto de la política |
| Archivo | ❌ No | Documento adjunto |
- Haga clic en "Guardar"
Permisos y Licencias
Ver Lista de Permisos
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Permisos"
- Verá la lista de permisos y licencias
Crear un Permiso
- Haga clic en "+ Nuevo Permiso"
- Complete:
- Código y nombre
- Tipo de permiso
- Entidad emisora
- Fecha de emisión y vencimiento
- Documento adjunto
- Haga clic en "Guardar"
Alertas de Vencimiento
El sistema alerta automáticamente cuando un permiso está próximo a vencer:
- 90 días antes: Alerta informativa
- 30 días antes: Alerta de advertencia
- Vencido: Alerta crítica
Certificaciones
Ver Lista de Certificaciones
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Certificaciones"
- Verá las certificaciones de la empresa
Crear una Certificación
- Haga clic en "+ Nueva Certificación"
- Complete:
- Nombre de la certificación (ISO 9001, etc.)
- Organismo certificador
- Fecha de emisión y vencimiento
- Alcance
- Documento del certificado
- Haga clic en "Guardar"
Auditorías
Ver Lista de Auditorías
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Auditorías"
- Verá las auditorías programadas y completadas
Programar una Auditoría
- Haga clic en "+ Nueva Auditoría"
- Complete:
- Código y título
- Tipo (interna, externa, certificación)
- Fecha programada
- Auditor/equipo auditor
- Alcance
- Haga clic en "Guardar"
Registrar Hallazgos
- En el detalle de la auditoría
- Agregue hallazgos encontrados:
- Descripción
- Tipo (observación, no conformidad menor/mayor)
- Evidencia
- Acción correctiva requerida
- Guarde cada hallazgo
Reportes Regulatorios
Ver Lista de Reportes
- En el menú, seleccione "Compliance" → "Reportes"
- Verá los reportes a entregar
Crear un Reporte
- Haga clic en "+ Nuevo Reporte"
- Complete:
- Tipo de reporte
- Período que cubre
- Fecha límite de entrega
- Entidad destinataria
- Contenido/archivo
- Haga clic en "Guardar"
Consejos Útiles
Para Políticas
- ✅ Mantenga versiones actualizadas
- ✅ Documente los cambios entre versiones
- ✅ Asegure que todos reconozcan las políticas
Para Permisos
- ✅ Configure alertas de vencimiento
- ✅ Inicie renovaciones con anticipación
- ✅ Mantenga copias digitales
Para Auditorías
- ✅ Programe auditorías con anticipación
- ✅ Cierre hallazgos antes de la próxima auditoría
- ✅ Documente evidencia de cierre
Preguntas Frecuentes
¿Cómo actualizo una política?
Cree una nueva versión de la política. La versión anterior queda como "Reemplazada".
¿Qué pasa si un permiso vence?
El sistema muestra alertas. Debe renovar el permiso o documentar por qué ya no es necesario.
¿Quién puede aprobar políticas?
Depende de los permisos configurados. Generalmente el Compliance Officer o Gerencia.
¿Cómo cierro un hallazgo de auditoría?
Documente la acción correctiva tomada, adjunte evidencia y marque como cerrado.
¿Puedo generar reportes automáticamente?
Algunos reportes se generan automáticamente con datos del sistema. Otros requieren entrada manual.