📄 Gestión Documental
¿Qué es este módulo?
El módulo de Documentos permite gestionar toda la documentación de la empresa: políticas, procedimientos, manuales, contratos, certificados y cualquier otro tipo de documento. Incluye control de versiones, flujos de aprobación, fechas de vencimiento y organización por categorías.
Piense en este módulo como su "archivo digital centralizado": todos los documentos importantes en un solo lugar, organizados, con control de acceso y alertas de vencimiento.
¿Para quién es útil?
- Todos los empleados: Para consultar documentos y procedimientos
- Administradores: Para gestionar y aprobar documentos
- Calidad: Para controlar documentación de procesos
- Legal: Para gestionar contratos y documentos legales
¿Qué puedo hacer aquí?
Gestión de Documentos
- Crear y subir documentos
- Organizar por categorías
- Controlar versiones
- Definir fechas de vencimiento
- Flujo de aprobación
Categorías
- Crear categorías para organizar documentos
- Jerarquía de categorías (padre-hijo)
- Colores para identificación visual
Dashboard
- Ver indicadores: Total de documentos, pendientes, vencidos
- Alertas: Documentos por vencer
- Acceso rápido: Documentos recientes
Conceptos Importantes
Tipos de Documento
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Política | Lineamientos generales |
| Procedimiento | Pasos para realizar una tarea |
| Manual | Guía completa de un tema |
| Formato | Plantilla para llenar |
| Contrato | Acuerdo legal |
| Certificado | Documento de certificación |
| Informe | Reporte o análisis |
| Otro | Cualquier otro tipo |
Estados del Documento
| Estado | Descripción | Color |
|---|---|---|
| Borrador | En elaboración | Gris |
| Pendiente | Esperando aprobación | Amarillo |
| Aprobado | Documento vigente | Verde |
| Rechazado | No aprobado | Rojo |
| Vencido | Fecha de vencimiento pasada | Rojo |
| Archivado | Ya no está vigente | Azul |
Control de Versiones
Cada documento puede tener múltiples versiones:
- Versión 1.0: Primera versión aprobada
- Versión 1.1: Cambio menor
- Versión 2.0: Cambio mayor
El sistema mantiene el historial de todas las versiones.
Fechas Importantes
| Fecha | Descripción |
|---|---|
| Fecha de Emisión | Cuándo se creó el documento |
| Fecha de Aprobación | Cuándo fue aprobado |
| Fecha de Vencimiento | Cuándo expira (si aplica) |
| Próxima Revisión | Cuándo debe revisarse |
Categorías
Las categorías permiten organizar documentos:
- Pueden tener subcategorías
- Cada categoría puede tener un color
- Facilitan la búsqueda y navegación
Relación con Otros Módulos
El módulo de Documentos se conecta con:
Todos los módulos: Los documentos pueden adjuntarse a cualquier entidad (empleados, proyectos, vehículos, etc.)
HSE: Procedimientos de seguridad, permisos de trabajo
Calidad: Manuales de calidad, procedimientos, certificaciones
Empleados: Contratos, certificados, documentos personales