💵 Caja Chica
¿Qué es este módulo?
El módulo de Caja Chica permite gestionar fondos pequeños para gastos menores del día a día. Cada caja chica tiene un custodio responsable, un monto inicial y un saldo mínimo que indica cuándo necesita reposición.
Piense en este módulo como la administración de las "cajas menores" de su empresa: dinero en efectivo o fondos asignados para compras pequeñas como suministros de oficina, refrigerios, transporte local, etc. El sistema controla los gastos, las reposiciones y mantiene un historial completo de movimientos.
¿Para quién es útil?
- Custodios de Caja Chica: Para registrar gastos diarios y solicitar reposiciones cuando el saldo está bajo
- Supervisores y Gerentes: Para aprobar gastos y reposiciones
- Contabilidad: Para controlar los fondos asignados y generar reportes
- Administración: Para crear y configurar nuevas cajas chicas
¿Qué puedo hacer aquí?
Gestión de Cajas Chicas
- Crear cajas chicas con monto inicial y saldo mínimo
- Asignar custodios responsables de cada caja
- Monitorear saldos en tiempo real
- Recibir alertas cuando una caja necesita reposición
- Activar/desactivar cajas según necesidad
Registro de Gastos
- Registrar gastos con categoría y descripción
- Adjuntar comprobantes (facturas, recibos)
- Aprobar o rechazar gastos pendientes
- Ver historial completo de movimientos
Reposiciones
- Solicitar reposición cuando el saldo está bajo
- Aprobar reposiciones pendientes
- Registrar el ingreso de fondos
Reportes
- Exportar movimientos a PDF
- Ver estadísticas de gastos por período
Conceptos Importantes
Custodio
Es el empleado responsable de la caja chica. Esta persona registra los gastos y custodia el dinero físico.
Monto Inicial
Es la cantidad de dinero con la que se crea la caja chica. Sirve como referencia para calcular el porcentaje de saldo disponible.
Saldo Mínimo
Es el monto por debajo del cual el sistema alerta que la caja necesita reposición. Cuando el saldo actual es menor o igual al mínimo, aparece una alerta.
Estados de la Caja Chica
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Activa | Caja operativa, puede registrar gastos |
| Inactiva | Caja temporalmente sin uso |
| Suspendida | Caja bloqueada por alguna razón |
| Cerrada | Caja definitivamente cerrada |
Tipos de Movimiento
| Tipo | Descripción | Efecto en Saldo |
|---|---|---|
| Gasto | Dinero que sale de la caja | Disminuye |
| Reposición | Dinero que entra a la caja | Aumenta |
| Ajuste | Corrección de saldo | Puede aumentar o disminuir |
| Inicial | Monto de apertura | Establece el saldo |
Estados de Movimiento
| Estado | Descripción |
|---|---|
| Pendiente | Movimiento registrado, esperando aprobación |
| Aprobado | Movimiento verificado y aplicado al saldo |
| Rechazado | Movimiento no aprobado |
| Cancelado | Movimiento anulado |
Indicador de Saldo
El sistema muestra una barra de progreso que indica el porcentaje de saldo disponible:
- Verde: Saldo saludable (más del 150% del mínimo)
- Naranja: Saldo bajo (entre 100% y 150% del mínimo)
- Rojo: Necesita reposición (igual o menor al mínimo)
Relación con Otros Módulos
El módulo de Caja Chica se conecta con:
Empleados: Los custodios son empleados del sistema. Puede ver el detalle del custodio desde la caja chica.
Finanzas: Las reposiciones pueden registrarse como transacciones financieras para control contable.
Documentos: Los comprobantes adjuntos se almacenan en el sistema de documentos.
Reportes: Puede generar reportes de movimientos en PDF.